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企业供应链管理信息系统计算机审计探索--厦门市监察委员会 郑生
[发布日期: 2018-04-24 ] [字号:]    点击率: [关闭窗口]

企业供应链管理信息系统计算机审计探索

厦门市审计局计算机审计处 郑生

 

当前,企业业务信息化程度日益提高,既是对传统审计模式的挑战,也带来新的机遇。201610月,我们对某企业集团下属A物资公司(以下简称“A公司”)供应链管理信息系统(以下简称“供应链系统”)进行了计算机审计的有益探索,取得良好的审计效果。

一、基本情况

(一)A公司概况

A公司成立于20129月,系集团投资的全资子公司,注册资本1亿元。主要经营业务有钢材批发及终端销售,混凝土添加剂、水泥、机电物资贸易,钢支撑租赁业务,其中比重最大的业务为钢材贸易,实行“以销定采”模式,根据客户的需要向供应商采购,再销售给客户,资金结算均采用赊销的方式。

(二)钢材贸易业务的主要流程:客户向贸易部提出需求→计统事业部审批同意→采购事业部寻找供应商采购→物管事业部登记采购入库和销售出库→赊销到期客户付款

(三)供应链系统基本情况

A公司使用金蝶供应链管理系统EAS7.5对贸易物资(主要系钢材)进、销、存进行管理,全库数据量约27GB,以ORACLE 11g标准版作为后台数据库。了解财务系统与供应链系统的业务流程控制和数据控制,以及两个系统之间的衔接,关注两个系统间的数据传递,发现该公司财务系统与供应链系统数据分离,未能实现有效对接,导致库存商品、应收账款等资产及相关损益在财务核算上与业务实际情况不同步,两者存在较大差异。

通过阅读供应链系统的数据字典、开发设计文档等资料,并与系统开发人员沟通,掌握系统数据结构。供应链系统的特点是涉及的数据表众多,表间关系复杂,审计主要针对销售和采购两大模块,根据业务流程,结合供应链系统实际使用情况,确定销售涉及十二张数据表:销售出库单、销售出库单分录、客户、付款方式、客户分类、销售分录、销售订单、物料、信用档案、应收单分录、应收单;采购涉及十一张数据表:采购入库单、采购入库单分录、物料、供应商、采购订单分录、仓库、应付单分录、应付单,根据审计需要主要用到其中6张表涉及的主要字段详见采购业务和销售业务的审计中间表。

、数据准备

(一)前期准备

此次审计配置审计现场服务器,组成临时审计网络。服务器安装Oracle 11作为后台数据库使用PL/SQL Developer作为审计查询分析工具。全库备份供应链系统数据后导入审计现场服务器。

(二)建立审计中间表,并汉化主要字段

在掌握采购和销售业务流程,熟悉A公司金蝶供应链系统数据结构,了解系统的实际使用情况后,针对供应链系统涉及表数量多、表间结构复杂的情况,首先形成销售情况视图和采购情况视图作为进一步查询分析的审计中间表,并在建表过程中将主要字段汉化,便于下一步审计分析。

1形成销售业务中间表,并将字段汉化,SQL语句如下:

create or replace view 销售情况表 as

(select distinct e.FName_l2 业务类型,f.FName_l2 业务模式, c.FName_l2 客户名称,c.Fnumber 客户编号,d.FName_l2 收款客户,g.Fnumber 赊销加价代码, g.CFCreditName 赊销加价名称,g.CFExpires 赊销天数,i.CFContractnum 合同编号,i.CFContractdate 合同日期,k.FAmount 信用额度,j.Fnumber 物料编号,

j.FName_l2 物料名称,b.FQty 数量,b.FTaxPrice 含税单价,b.FAmount 税后金额, b.FLot 批次,a.FNumber 单据编号,a.FBaseStatus 单据状态,a.FBizDate 出库日期,l.FName_l2 仓库,n.fbilldate 应收单日期,N.FAmount 应收金额

from gdjt.T_IM_SaleIssueBill a

left join gdjt.T_IM_SaleIssueEntry b on a.FID = b.FparentID

left join gdjt.T_BD_customer c on a.FCustomerID = c.FID

left join gdjt.T_BD_customer d on b.FPaymentCustomerID = d.FID 

left join gdjt.T_BD_PaymentType e on a.FPaymentTypeID = e.FID 

left join gdjt.CT_BD_CustomerBizType f on a.CFCusbizTypeID = f.FID

left join gdjt.CT_SD_CreditTariffs g on a.CFCreditTypeID = g.FID

left join gdjt.T_SD_SaleOrderEntry h on h.FID = b.FSourceBillEntryID 

left join gdjt.T_SD_SaleOrder i on i.FID = h.FparentID

left join gdjt.T_BD_material j on b.FMaterialID = j.FID

left join gdjt.T_SD_CreditFile k on a.FCustomerID = k.FCustomerID

left join gdjt.T_AR_OtherBillentry m on b.FID = m.FSourceBillentryid

left join gdjt.T_AR_OtherBill n on m.FParentID = n.FID

left join gdjt.T_DB_WAREHOUSE l on b.FWarehouseID = l.FID)

2形成采购业务中间表,并将字段汉化,SQL语句如下:

create or replace view 采购情况表 as

(select distinct d.FName_l2 供应商,c.FNumber 物料编号, c.FName_L2 物料名称,

e.FBaseQty 订单数量,e.FTotalReceiptQty 入库数量,b.FTaxPrice 含税单价,b.FTaxAmount 含税金额,a.FBizDate 业务日期,f.FName_l2 仓库,a.FNumber 单据编号,b.FLot 批次,a.FBaseStatus 单据状态

from gdjt.T_IM_PurInWarehsBill a

left join gdjt.T_IM_PurInWarehsEntry b on a.FID = b.FParentID

left join gdjt.T_BD_Material c on b.FMaterialID = c.FID

left join gdjt.T_BD_Supplier d on a.FSupplierID = d.FID

left join gdjt.T_SM_PurOrderEntry e on b.FSourceBillEntryID = e.FID

left join gdjt.T_DB_WAREHOUSE f on b.FWarehouseID = f.FID)

三、计算机审计实施过程

(一)核实A公司应收款和收入核算的真实性

1、审计思路:针对财务核算与业务信息系统未有效衔接,审计首先核实应收款和收入核算的真实性。

1)了解销售部门、财务部门应收款和收入核算确认原则和流程。在客户付款时,销售部门在供应链系统销售业务中开具“销售应收单”;如收到货款,财务部门依据发票和银行进账单确认银行存款和收入,如赊销到期未能按时收到货款,财务部门确认该项业务的应收款和收入。

2)按照正确的收入确认原则,财务部门应当在销售部门发货后确认应收款和相应的收入。按照财务部门实际的收入确认方法,存在对尚未付款且赊销尚未到期的赊销业务未及时确认应收款和收入。

3)未及时确认应收款和收入的销售业务在供应链系统中数据特征体现为:销售情况表中存在赊销货物出库数据记录,但该条数据记录的销售“应收单日期”为空值,表明销售部门已经发货,但客户尚未实际付款,且截至20169月末该条数据记录的“赊销天数”尚未到期。

4)剔除内部交易。客户编号为0708系该公司下属全资子公司,属于内部交易,在销售业务中均予以剔除(下同)。

2、计算机审计分析步骤:

1)查询“截至9月末未确认应收款和收入”的赊销记录。该分析的技术难点是由于时间数据格式的原因,必须对截止日期“2016928日”和“出库日期”进行格式转换后才能运算时间差,应用substrregexp_replaceto_date三个函数实现格式转换进行运算。SQL语句如下:

create or replace view 截至9月末未确认应收款和收入 as

(select * from 销售情况表 where业务类型 like '%赊销% ' and 收单日期 is null and (to_date('2016-09-28','YYYY-MM-DD')-to_date(regexp_replace(substr(出库日期,0,9),''),'DD-MM-YY'))<赊销天数and 客户编号<>07 and 客户编号<>08)

2)按“收款客户、批次、单据编号、物料编号、税后金额”为单位分组,检查是否存在重复记录(经检查未发现重复记录)。SQL语句如下:

select 收款客户,批次,单据编号,物料编号,税后金额

from 截至9月末未确认应收款和收入

group by 收款客户,批次,单据编号,物料编号,税后金额 having count(*)>1

order by 收款客户,批次,单据编号,物料编号,税后金额

3)统计截9月末未确认应收款和收入合计数。SQL语句如下:

select sum(税后金额) from 截至9月末未确认应收款和收入

3审计疑点及落实情况:A公司未在发货以后及时确认应收款和收入,而是延期至赊销到期时才确认应收款和收入。截至20169月末,销售业务合计2.71亿元未及时确认应收款和收入,造成财务报表应收款和收入不实。

(二)检查是否存在同一客户赊销天数异常变动的违规赊销业务

1、审计思路:查找违规赊销业务线索。对同一客户的赊销信用政策应该保持基本稳定,赊销天数不应当存在太大变化,如变化较大可能存在违规的情况。

1)根据A公司赊销业务的总体情况,以赊销天数前后变化超过30天为查询标准。

2)系统电子数据体现的特征:同一客户的销售历史记录中,赊销天数的差超过30天的销售记录。

2、计算机审计分析步骤:

1)通过自连接销售情况表,查出同一客户赊销天数异动超过30天的情况,形成“同一客户赊销天数不一致”的审计中间表。SQL语句如下:

create or replace view 同一客户赊销天数不一致 as

(select a.* from 销售情况表 a join 销售情况表 b on a.客户编号=b.客户编号

where a.赊销天数-b.赊销天数>30 and a.赊销天数<>0)

2)按“收款客户、合同编号、合同日期、赊销天数”为单位分组,留下需要的客户赊销天数异动记录,剔除冗余数据。SQL语句如下:

select 收款客户,合同编号,合同日期,赊销天数 from 同一客户赊销天数不一致

group by 收款客户,合同编号,合同日期,赊销天数

order by 收款客户,合同编号,合同日期,赊销天数

3审计疑点及落实情况:发现部分赊销业务赊销天数异常,涉及多家客户,如对S贸易公司原赊销信用政策为60天,个别赊销业务赊销天数延长到165天和170天,对Y股份公司和W物流配送公司原赊销信用政策为60天,个别业务赊销天数延长到120天,经进一步调阅业务档案,落实疑点,发现管理人员存在违规决策造成应收款未能如期收回的问题。

(三)检查是否存在应收款已逾期,又继续给予赊销,造成新的应收款逾期的违规赊销业务

1、审计思路:查找违规赊销业务线索。对于已经出现应收款逾期的客户,原则上不应继续与该客户开展赊销业务,如存在该客户应收款已逾期,又继续给予赊销,并造成新的应收款逾期的违规赊销业务,可能存在内部控制失效,违规决策。

1)根据A公司赊销业务的总体情况,以赊销天数逾期超过30天为查询标准。首先查询赊销逾期超过30天的销售业务,其次查找同一客户在赊销逾期30天后仍存在新的赊销业务,且新的赊销业务又形成逾期。

2)赊销逾期超过30天的销售业务在系统中数据特征体现:一是如客户的赊销业务已经付款,则赊销逾期30天的销售记录体现为“应收单日期”与“出库日期”之差,大于赊销天数加上30天;二是如客户的赊销业务尚未付款,则赊销逾期30天的销售记录体现为“2016928日”与“出库日期”之差,大于赊销天数加上30天。

3)继续给予赊销且造成新逾期的销售业务在系统中数据特征体现:在赊销逾期30天后,仍出现赊销记录,该记录“应收单日期”未空值,“合同日期”大于原逾期记录的“出库日期”、且小于原逾期记录的“应收单日期”。

2、计算机审计分析步骤:

1)查询赊销逾期超过30天的销售记录,建立视图形成审计中间表。SQL语句如下:

create or replace view 赊销逾期超30天销售记录 as

select * from 销售情况表

where ((应收单日期 is not null and substr(应收单日期-出库日期,7,4)>(赊销天数+30)) or (应收单日期 is null and (to_date('2016-09-28','YYYY-MM-DD')-to_date(regexp_replace(substr(出库日期,0,9),''),'DD-MM-YY'))>(赊销天数+30)))

and业务类型 like '%赊销%' and 客户编号<>07 and 客户编号<>08 order by 收款客户,合同日期

2)通过“销售情况表”与“赊销逾期超30天销售记录”审计中间表的连接,查询继续给予赊销且造成新逾期的销售记录,SQL语句如下:

select distinct a.客户名称,a.收款客户,a.批次,a.单据编号,a.物料编号,a.税后金额,a.合同日期,a.赊销天数,a.出库日期,a.应收单日期, a.应收金额

from 销售情况表 a join赊销逾期超30天销售记录b on a.客户编号=b.客户编号

where a.合同日期>b.出库日期 and a.合同日期<b.应收单日期 and a.应收单日期 is null and a.业务类型 like '%赊销%' and a.客户编号<>07 and a.客户编号<>08

order by a.收款客户,a.合同日期

3审计疑点及落实情况:计算机审计分析发现该公司存在大量应收款已经逾期尚未收回,又继续给予赊销的情况。按客户逾期时间和金额排序,抽查相关业务档案,发现A公司销售业务内部控制失效,违规决策造成应收款逾期难以收回。

(四)检查采购方与供应商是否存在关联关系

1、审计思路:查找违规赊销业务线索。因供应链系统未记录客户和供应商的详细信息,无法直接得到客户与供应商的关联关系。根据公司贸易业务采用“以销定采”的模式(即根据客户采购需求再向供应商采购),通过统计公司采购金额前二十供应商与销售金额前二十的客户,调阅业务档案,重点关注上述客户之间关联关系。

2、审计步骤:

1)采购金额前二十的业务记录,SQL语句如下:

select top 20 * from 采购情况表 order by 含税金额 desc
2)销售金额前二十的业务记录,SQL语句如下:

select top 20 * from 销售情况表 order by 税后金额 desc

     按“以销定采”模式将查询结果手工进行供应商和客户的匹配,形成“供应商与客户关联关系核查”表。

 3审计疑点及落实情况根据“供应商与客户关联关系核查”表进一步调阅相关业务档案,分析客户与供应商的股东情况、高管情况、注册地址、办公地址等信息,发现供应商B钢铁公司与客户T公司系关联方,T公司指定A公司向B钢铁公司采购钢坯。经调查发现,A公司超越集团授权、违反资信审批程序从事委托方自带货源的大宗商品贸易,在货权未转移的情况下,全额预付货款1亿。最终造成应收款逾期难以收回。

四、审计最终结果

审计发现A公司违反程序、规定决策违规从事委托方自带货源的大宗商品贸易,应收款逾期难以收回,部分已造成国有资产失等问题。审计向市国资委出具审计移送处理书目前,A公司总经理已被停职检查,A公司已停止从事违规的贸易业务。

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